Asistente Administrativo Bilingüe

Asistente Administrativo Bilingüe

En nuestra organización, conectamos talento altamente calificado de América Latina con empresas globales para roles remotos a tiempo completo, garantizando equipos eficientes, comprometidos y listos para impulsar el crecimiento del negocio.

Buscamos un Asistente Administrativo Bilingüe con un perfil metódico, paciente y altamente riguroso para integrarse al equipo de nuestra empresa cliente, una destacada organización en el sector de servicios profesionales y empresariales en España. El objetivo fundamental del puesto es dar soporte documental y ejecutar tareas administrativas rutinarias y sistemáticas enfocadas en el procesamiento ágil de información, la personalización de plantillas de contratos, el seguimiento de firmas y la emisión de trámites postventa. El horario de trabajo establecido es de Lunes a Viernes de 11:00 AM a 20:00 PM (Hora España), bajo la modalidad Full-Time (incluye una hora de descanso).

Responsabilidades

• Gestión y Personalización Documental: Personalizar y editar minuciosamente plantillas preestablecidas (tanto en español como en inglés) de contratos de compraventa y poderes notariales.

• Comunicación y Seguimiento de Clientes: Realizar llamadas telefónicas iniciales de seguimiento y enviar correos electrónicos profesionales a clientes británicos para mantenerlos informados del estatus de su proceso.

• Control de Procesos de Firma: Monitorear y hacer un seguimiento continuo al estatus de las firmas de los documentos y escrituras pendientes, agilizando el flujo de trabajo.

• Gestión Postventa y Tramitación: Emitir e implementar trámites administrativos para la domiciliación bancaria de suministros básicos (luz, agua, etc.) e impuestos derivados de la compra inmobiliaria.

• Gestión de Archivo Digital: Organizar, almacenar y mantener estructurada la documentación de los expedientes en la plataforma en la nube de la empresa.

• Actualización y Depuración de Datos: Registrar y mantener al día el estatus de los prospectos, clientes y las fases de su documentación en el sistema de gestión interna del despacho.

Tecnologías a Manejar

• Gestión de Archivos: Manejo fluido de Dropbox para el almacenamiento, clasificación y organización de la información sin pérdida de datos.

• Ofimática y Correo: Dominio funcional del paquete Microsoft Office (Word, Excel) y gestión profesional de correos electrónicos corporativos.

• Herramientas de Inteligencia Artificial (IA): Uso básico o familiaridad con entornos de lenguaje como Claude (para la optimización y edición de plantillas de texto) y apertura al uso de herramientas digitales para agilizar la redacción y traducción de correos.

Requisitos

• Experiencia: Mínimo 1 a 2 años de trayectoria demostrable en puestos administrativos o de secretariado. Se valorará prioritariamente la experiencia en gestión documental dentro de despachos legales, notariales o inmobiliarios.

• Idiomas (Indispensable): Inglés avanzado (Nivel C1 mínimo) con una alta capacidad de comprensión auditiva del acento británico para interactuar de forma fluida con los clientes internacionales del despacho.

• Conocimiento Sectorial: Comprensión básica de la estructura y partes de documentos legales recurrentes (contratos de compraventa, poderes de representación).

• Equipo Técnico: Disponer de computadora o Laptop propia en óptimas condiciones, headset profesional para llamadas de negocio y conexión a internet estable de banda ancha superior a los 100 Mbps.

Métricas de Éxito

• Reducción de Carga Operativa: Alivio efectivo y medible de las tareas repetitivas del equipo presencial del despacho.

• Mitigación de Errores: Cero fallos o inconsistencias críticas en la personalización de las plantillas de contratos y poderes notariales.

• Optimización de Tiempos: Reducción en los días de espera en el seguimiento de firmas de escrituras y formalización de contratos.

• Eficacia en Tramitación: Gestión oportuna de las domiciliaciones de suministros postventa para evitar cortes de servicios a los clientes.

Habilidades

• Paciencia y empatía activa para atender, guiar y contener a clientes extranjeros que atraviesan procesos burocráticos o legales complejos.

• Atención al detalle extrema y conciencia organizativa rigurosa para el manejo de contratos y documentos notariales con un margen de error mínimo.

• Orientación a procesos repetitivos y sistemáticos, manteniendo el enfoque, la eficiencia y el ritmo de trabajo en tareas administrativas continuas.

• Autodisciplina y responsabilidad digital para gestionar las asignaciones diarias de forma totalmente autónoma y asincrónica sin requerir microgestión constante.

Beneficios

• Horario totalmente remoto.

• Independencia de ubicación.

• Contrato de servicios profesionales (por cuenta propia) con paga fija mensual.

• Paga en dólares USD a través de PayPal.

• Sumarte a una empresa en constante crecimiento, con un excelente clima de trabajo, posibilidades de desarrollo profesional.