Asistente Ejecutivo (Soporte a Dirección & Bilingüe)

• Asistente Ejecutivo (Soporte a Dirección & Bilingüe)

En nuestra organización, conectamos talento altamente calificado de América Latina con empresas globales para roles remotos a tiempo completo, garantizando equipos eficientes, comprometidos y listos para impulsar el crecimiento del negocio.

Buscamos un/a Asistente Ejecutivo/a altamente proactivo/a, organizado/a y analítico/a, con un nivel de excelencia impecable en la comunicación escrita (español e inglés) y el manejo de agendas para integrarse al equipo de nuestra empresa cliente. Tu propósito principal será actuar como la mano derecha administrativa de la directiva, sirviendo de filtro eficiente y asegurando que la gestión del tiempo, el seguimiento de proyectos y la comunicación multicanal fluyan sin fricciones. Destacarás por tu capacidad para interpretar notas de voz informales o instrucciones rápidas y transformarlas en comunicaciones corporativas de alto nivel, garantizando que el 100% de los compromisos, zonas horarias y reuniones estén rigurosamente bajo control. El horario de trabajo establecido es de Lunes a Viernes de 12:00 PM a 20:00 PM (Hora España), en modalidad Full-Time (incluye una hora de descanso).

Responsabilidades

• Gestión Avanzada y Control de Agendas: Coordinar y actualizar la agenda ejecutiva en tiempo real sin solapamiento de horarios. Agendar reuniones internacionales verificando zonas horarias, enlaces (Microsoft Teams, Google Meet, Zoom) y confirmación previa de asistentes.

• Redacción Ejecutiva Multicanal y Transcripción: Transformar audios informales o notas rápidas de la directiva en correos corporativos estructurados (asunto claro, cuerpo en viñetas y llamado a la acción) o mensajes profesionales directos. Entregar transcripciones y borradores en un plazo máximo de 24 horas.

• Control de Tareas y Seguimiento de Deadlines: Registrar en el gestor de tareas el 100% de los compromisos derivados de conversaciones o correos. Emitir alertas y recordatorios preventivos con la suficiente antelación para asegurar el cumplimiento de las fechas límite.

• Gestión de Canales Oficiales: Administrar la bandeja de correo e interacciones en WhatsApp Business, filtrando prioridades y elaborando respuestas preliminares.

• Soporte Administrativo y Documental: Organizar y resguardar archivos e información sensible dentro de entornos de Microsoft 365 (SharePoint) y carpetas corporativas.

Tecnologías a Manejar

• Ecosistema Microsoft 365: Manejo avanzado de SharePoint y la suite Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Calendarios Corporativos: Manejo experto de Google Calendar y Microsoft Outlook Calendar (gestión técnica de zonas horarias).

• Canales de Mensajería & Videoconferencia: Manejo fluido de WhatsApp Business, Microsoft Teams, Zoom y Google Meet.

• Gestores de Tareas: Uso de herramientas de seguimiento de proyectos para el registro de deadlines.

Requisitos

• Experiencia: De 1 a 2 años de trayectoria previa comprobable en posiciones similares (Asistente Ejecutivo, Asistente Virtual Directivo, Secretaría de Dirección).

• Idiomas (Excluyente): Inglés avanzado (Nivel B2/C1 oral y escrito). Capacidad fluida para redactar correos ejecutivos, gestionar agendas internacionales y mantener conversaciones profesionales.

• Formación: Técnico o Licenciatura en Administración, Asistencia de Dirección, Comunicación, Lenguas Modernas o carreras afines.

• Competencias Críticas: Ortografía y redacción perfectas, velocidad de escritura, capacidad de interpretación de notas de voz, alto criterio propio, proactividad y discreción absoluta sobre información confidencial.

• Equipo Técnico: Computadora de óptimo rendimiento, headset profesional con supresión de ruido ambiental, entorno adecuado de home office y conexión a internet estable de banda ancha superior a los 100 Mbps.

Métricas de Éxito

• Tiempo de Transcripción y Borradores: 100% de los audios o minutas transcritos y estructurados en un máximo de 24 horas.

• Precisión de Agendamiento: 100% de las reuniones agendadas con enlaces correctos, zonas horarias verificadas, confirmación previa y 0% de solapamientos.

• Registro de Compromisos: 100% de las tareas y compromisos detectados en audios o correos registrados oportunamente en el gestor de proyectos.

• Efectividad Preventiva: Notificación oportuna de hitos y alertas a la directiva con antelación a la fecha límite.

• Impecabilidad en Redacción: Cero errores ortográficos o gramáticas en las comunicaciones salientes.

Habilidades

• Organización meticulosa y atención al detalle para coordinar calendarios complejos y revisar enlaces o zonas horarias sin margen de error.

• Criterio propio y capacidad de anticipación para prever conflictos de agenda o retrasos en entregables y proponer soluciones inmediatas.

• Escucha activa e interpretación del contexto para extraer lo esencial de instrucciones rápidas y convertir ideas abstractas en mensajes pulcros.

• Discreción y carácter ético inquebrantable para manejar información confidencial de carácter estratégico.

Beneficios

• Horario totalmente remoto.

• Independencia de ubicación (remoto desde América Latina).

• Contrato de servicios profesionales (por cuenta propia) con paga fija mensual.

• Paga en dólares USD a través de PayPal.

• Sumarte a una empresa internacional en constante expansión, con un entorno dinámico y estabilidad profesional.